• Pengertian Perencanaan

Perencanaan (Planning) adalah fungsi dasar dalam manajemen. Perencanaan ditujukan pada masa depan yang penuh dengan ketidakpastian, karena adanya perubahan kondisi dan situasi. Hasil perencanaan baru akan diketahui pada masa depan. Perencanaan ini adalah masalah memilih , artinya memilih tujuan, dan cara terbaik untuk mencaai tujuan tersebut dari beberapa alternatif yang ada. Tanpa alternatif yang ada, perencanaan pun tidak ada, dengan kata lain perencanaan merupakan kumpulan dari beberapa keputusan.

Hubungan antara perencanaan (planning) dengan rencana (plan) adalah perencanaan diproses oleh perencana (planner), hasilnya menjadi rencana (plan). Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan rencana. Produk dari perencanaan adalah rencana itu sendiri, sehingga dalam rencana tersebut ditetapkanlah tujuan yang ingin dicapai dan pedoman-pedoman untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan dan rencana merupakan elemen penting dalam fungsi manajemen karena :

1. Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada tujuan yang ingin dicapai.
2. Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga banyak pemborosan.
3. Rencana adalah dasar pengendalian, karena tanpa ada rencana pengendalian tidak dapat dilakukan.
4. Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen pun tidak ada.

Beberapa ahli manajemen telah berhasil mengemukakan beberapa definisi dari rencana dan perencanaan, diantaranya adalah :

Harold Koontz dan Cyrill O’Donnel :

Planning is a function of a manager which involves the selection from alternatives of objectives, policies, procedures, and programs.

Louis A. Allen :

Planning is the determination of the course of action to achieve a desired result.

Malayu S.P Hasibuan :

Rencana adalah sejumlah keputusan dari segala sesuatu yang dikehendaki yang digambarkan dalam suatu pola atau peta-peta, gambar atau pernyataan dari bagian-bagiannya sesuai dengan pola tertentu.

 

• Maksud dan Tujuan Perencanaan

• Maksud Perencanaan

1. Perencanaan adalah salah satu fungsi manajer yang meliputi seleksi atas alternatif-alternatif tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan program-program.
2. Perencanaan pada asasnya adalah memilih dan persoalan perencanaan timbul jika suatu alternatif cara bertindak ditemukan
3. Perencanaan sebagian besar merupakan usaha membuat hal-hal terjadi sebagaimana yang dikehendaki.
4. Perencanaan adalah suatu proses pemikiran, penentuan tindakan-tindakan secara sadar berdasarkan keputusan-keputusan menyangkut tujuan, fakta, dan ramalan.
5. Perencanaan adalah usaha menghindari kekosongan tugas, tumpang tindih, dan meningkatkan efektifitas potensi yang dimiliki.

 

• Tujuan Perencanaan

1. Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan , kebijakan, prosedur, dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan
2. Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis , karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik pada tujuan.
3. Perencanaan adalah suatu usaha untuk memperkecil resiko yang dihadapi pada masa yang akan datang.
4. Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan
5. Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan.
6. Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.
7. Perencanaan menjadi suatu landasan untuk pengendalian.
8. Perencanaan merupakan usaha untuk menghindari mismanajemen dalam penempatan karyawan
9. Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi

 

• Asas-Asas Perencanaan

Asas-asas perencanaan diantaranya adalah :

1. Principle of contribution of planning

Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditujukan kepada pencapaian tujuan.

2. Principle of efficiency of planning

Suatu perencanaan efisien, jika perencanaan itu dalam pelaksanaannya dapat mencapai tujuan dengan biaya uang sekecil-kecilnya.

3. Principle of primacy of planning

Perencanaan adalah keperluan utama para pemimpin dan fungsi-fungsi lainnya. Seorang tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalam menjalankan kebijakan.

4. Principle of pervasiveness of planning

Asas pemerataan perencanaan memegang peranan penting mengingat pemimpin pada tingat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggungjawab atas berhasilnya rencana tersebut.

5. Principle of planning premise

Patokan-patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, sebab premis-premis perencanaan dapat menunjukkan kejadian-kejadian yang akan datang.

6. Principle of policy frame work

Kebijakan ini mewujudkan pola kerja, prosedur-prosedur kerja, dan program-program kerja tersusun.

7. Principle of timing

Principle of timing atau asas waktu adalah perencanaan waktu yang relatif singkat dan tepat.

8. Principle of planning communication

Perencanaan dapat disusun dan dikoordinasi dengan baik, jika setiap orang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan memperoleh penjelasan yang memadai mengenai bidang yang akan dilaksanakannya.

 

9. Principle of alternatives

Alternatif ada pada setiap rangkaian kerja dan perencanaan meliputi pemilihan rangkaian alternatif dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

10. Principle of limiting factor

Dalam pemilihan alternatif –alternatif , pertama-tama harus ditujukan pada faktor-faktor yang strategis dan dapat membantu pemecahan masalah. Asas alternatif dan pembatasan faktor merupakan syarat mutlak dalam penetapan keputusan.

11. Principle of commitment

Perencanaan harus memperhitungkan jangka waktu keterikatan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

12. Principle of flexibility

Perencanaan yang efektif memerlukan fleksibilitas, tetapi tidak berarti mengubah tujuan.

13. Principle of navigation change

Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus-menerus terhadap kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk mempertahankan tujuan.

14. Principle of strategic planning

Dalam kondisi tertentu, manajer harus memilih tindakan-tindakan yang diperlukan untuk menjamin pelaksanaan rencana agar tujuan tercapai dengan efektif.

 

• Jenis-Jenis Rencana

Jenis-jenis rencana diantaranya adalah :

1. Tujuan (Objective)

Tujuan yang diinginkan harus dirumuskan sejelas-jelasnya agar dapat dipahami dan ditafsirkan dengan mudah oleh orang lain. Tujuan yang diinginkan itu juga harus wajar, rasional, ideal, dan cukup menantang untuk diperjuangkan dan dapat dicapai oleh orang banyak. Intinya, tujuan yang diinginkan itu harus ditetapkan, supaya perencanaan itu tidak mengambang.

2. Kebijakan (Policy)

Kebijakan adalah suatu jenis rencana yang memberikan bimbingan berpikir dan arah dalam pengambilan keputusan. Karena dengan kebijakan ini , maka rencana akan semakin baik dan menjuruskan daya pikir  dari pengambil keputusan ke arah tujuan yang diinginkan.

George R. Terry mengemukakan bahwa “ A policy is a verbal, written, or implied over all guide setting up boundaries that supply the general limits and direction in which managerial actions will take place”.

3. Prosedur (Procedure)

Prosedur-prosedur juga merupakan suatu jenis rencana, karena prosedur menunjukkan pemilihan cara bertindak dan berhubungan dengan aktivitas-aktivitas masa depan.

George R. Terry mengemukakan bahwa “ A procedure is a series of related task that make up the chronological sequence and the established way of performaing the work to be accomplished”.

4. Peraturan (Rule)

Peraturan (Rule) adalah suatu rencana tentang peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan harus ditaati. Rule kadang-kadang ditimbulkan oleh prosedur , tetapi keadaannya tidak sama. Perbedaannya terletak dalam hal bahwa rule tidak menurut urutan-urutan tindakan dan waktu pelaksanaan pekerjaan.

5. Program

Program adalah suatu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana yang konkret. Rencana ini konkret, karena dalam sebuah program, sudah tercantum baik sasaran, kebijakan, prosedur, waktu maupun anggarannya.

6. Anggaran (Budget)

Anggaran (Budget) adalah suatu rencana yang mengambarkan penerimaan dan pengeluaran yang akan dilakukan pada setiap bidang. Dalam anggaran tercantum besarnya biaya dan hasil yang akan diperoleh.

7. Metode

Suatu metode dapat didefinisikan sebagai hasil penentuan cara pelaksanaan suatu tugas dengan suatu pertimbangan yang memadai, menyangkut tujuan, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan jumlah penggunaan waktu,uang dan usaha.

8. Strategi (Strategy)

Strategi adalah salah satu jenis rencana yang akan menentukan tindakan-tindakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

 

 

• Prediction dan Primacy Planning

• Prediction berarti perkiraan-perkiraan non-ilmiah, sehingga kepastiannya sangat diragukan.
• Planning Predicition merupakan perencanaan yang tidak didasarkan atas analisis dan perhitungan ilmiah dari data, informasi dan fakta, tetapi hanya didasarkan atas perkiraan (ramalan-ramalan) saja.
• Primacy (Premises) adalah ramalan-ramalan yang berdasarkan ilmiah atas analisis dan perhitungan dari data, informasi, dan fakta.
• Planning Premises adalah perencanaan ilmiah yang didasarkan atas ramalan-ramalan (asumsi-asumsi) yang menyatakan suatu latar belakang dari kejadian-kejadian yang akan diperkirakan mempengaruhi rencana.
• Premis harus didasarkan pada analisis data, informasi, fakta dan mengasumsikan kejadian-kejdian yang akan terjadi pada masa depan, baik yang mendukung maupun yang menghambat rencana. Dengan demikian kita dapat menetapkan suatu rencana yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada.
• Prediction berarti taksiran (perkiraan) sekarang mengenai kejadian-kejadian pada masa yang akan datang yang tidak dapat dikontrol, sedangkan premises (perencanaan ramalan) dapat dikontrol. Premises selalu didasarkan pada ramalan, tetapi ramalan dapat dilakukan tanpa premises.
  • Jenis Rencana Perusahaan :

1. Ditinjau dari Jangka Waktu :
   1. Rencana Jangka Panjang (Long Term Planning)
   2. Rencana Jangak Menengah (Middle Term Planning)
   3. Rencana Jangka Pendek (Short Term Planning)
2. Ditinjau dari Pentingnya Rencana:
   1. Major Planning (Rencana Utama/ Rencana Vital)
   2. Minor Planning (Rencana tambahan yang melengkapi rencana utama)
3. Ditinjau dari Tempat Perusahaan :
   1. Rencana Perusahaan Pusat (center planning)
   2. Rencana Perusahaan Cabang (regional branch planning)

 

 

 

• Keuntungan dan Kerugian Perencanaan

• Keuntungan Perencanaan :

1. Dengan perencanaan, tujuan menjadi jelas, objektif, dan rasional
2. Perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah, teratur dan ekonomis
3. Perencanaan akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.
4. Perencanaan menyebabkan semua aktivitas teratur dan bermanfaat.
5. Perencanaan dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan
6. Perencanaan dapat memperkecil risiko yang dihadapi perusahaan
7. Perencanaan memberikan landasan untuk pengendalian
8. Perencanaan merangsang prestasi kerja
9. Perencanaan memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.
10. Dengan perencanaan dapat diketahui tingkat keberhasilan karyawan.

• Kerugian Perencanaan :

1. Perencanaan akan membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan, karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.
2. Perencanaan menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat, padahal dalam keadaan darurat perlu diambil keputusan yang cepat.
3. Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang belum tentu tepat, sehingga manajer tidak dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.
4. Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai.
5. Perencanaan mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.

• Prosedur Perencanaan :

1. Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah , usaha dan tujuan yang akan direncanakan itu.
2. Mengumpulkan data, informasi, dan fakta yang diperlukan.
3. Menganalisis dan mengklasifikasikan data, informasi, dan fakta serta hubungan-hubungannya.
4. Menetapkan perencanaan premises dan hambatan-hambatan serta hal-hal yang mendorongnya.
5. Menentukan beberapa alternatif
6. Pilihlah rencana yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada
7. Tetapkanlah urutan-urutan dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang diusulkan.
8. Laksanakanlah pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan.

• Syarat Perencanaan yang baik :

1. Merumuskan dahulu masalah yang akan direncanakan sejelas-jelasnya.
2. Perencanaan harus didasarkan pada informasi, data, dan fakta.
3. Menetapkan beberapa alternatif dan premisesnya.
4. Memutuskan suatu keputusan yang akan dijadikan sebagai rencana.

• Syarat Rencana yang baik :

1. Rencana harus mempunyai tujuan yang jelas, objektif, rasional, dan cukup menantang untuk diperjuangkan.
2. Rencana harus mudah dipahami dan penafsirannya hanya satu.
3. Rencana harus dapat dipakai sebagai pedoman untuk bertindak ekonomis rasional.
4. Rencana harus menjadi dasar dan alat untuk pengendalian semua tindakan.
5. Rencana harus dapat dikerjakan oleh sekelompok orang
6. Rencana harus menunjukkan urutan-urutan dan waktu pekerjaan
7. Rencana harus fleksibel, tetapi tidak mengubah tujuan
8. Rencana harus meliputi semua tindakan yang akan dilakukan
9. Rencana harus berkesinambungan
10. Rencana harus berimbang, artinya pemberian tugas harus seimbang dengan penyediaan fasilitas.
11. Dalam rencana, tidak boleh ada pertentangan antar departemen, hendaknya saling mendukung untuk tercapainya tujuan perusahaan.
12. Rencana harus sensitif terhadap situasi, sehingga terbuka kemungkinan untuk mengubah teknik pelaksanaannya tanpa mengalami perubahan pada tujuannya.
13. Rencana harus ditetapkan dan diimplementasikan atas hasil analisis data, informasi, dan fakta.